ИС ЭСФ — электронные счета-фактуры 2023

ИС ЭСФ — информационная система электронных счетов-фактур, предназначенная для создание счёт-фактур и других электронных документов.

На данный момент, помимо портала ЭСФ, есть множество независимых сервисов документооборота, но иногда бухгалтеры со стороны заказчика просят делать счёт-фактуры строго через портал ЭСФ ГОВ КЗ. К тому же это бесплатно.

Вам также может быть интересно: Кабинет налогоплательщика РК

Итак, давайте перейдем ближе к делу и разберем как войти на сайт ЭСФ.

ИС ЭСФ вход в личный кабинет

Переходим на официальный сайт ЭСФ по ссылке — https://esf.gov.kz:8443/esf-web/login

Если вдруг ссылка не работает (это вряд ли), попробуйте просто в поиске вбить ключевую фразу esf gov kz 8443 логин

Если вы впервые на сайте и ранее им, как и другими гос. сайтами не пользовались, Вам понадобится установить плагин NCALayer и модуль ИС ЭСФ.

После установки плагина и включения модуля портала ЭСФ, самое время войти в систему. Для этого нужно нажать на одноименную кнопку.

Как и на любом из гос. сайтов нужно осуществить вход с помощью своего ЭЦП.

Подробнее о том, как перевыпустить свою электронно цифровую подпись, пока не истек ее срок, читайте в отдельной статье — перевыпуск ЭЦП

Выбираете свой ЭЦП на локальном диске или флеш-носителе и вводите пароль — здесь все просто.

Вам также может понадобиться выбрать между наименованием вашего ИП или физическим лицом. Этот выбор возникает потому, что по одному и тому же ИИН, в системе вы являетесь и ИП и физическим лицом по своему ФИО.

Если собираетесь делать закрывающие документы от имени ИП, то соответственно это и выбираем в выпадающем списке.

После того, как вы вошли в систему, перед вами открывается основной дашборд с услугами, которые можно сделать на сайте ЭСФ.

В данной статье мы разбираем именно создание электронных счетов-фактур, поэтому для продолжения нажмите на соответствующую иконку «Электронные счета-фактуры» (предпоследняя иконка в ряду).

Далее вы попадаете непосредственно в сам инструмент по просмотру и созданию электронных счетов-фактур.

Если ранее, вы уже их создавали, то при помощи поиска и задания диапазона дат, можно посмотреть предыдущие. Правда максимум временного промежутка для поиска — квартал.

Создание электронного счета-фактуры на портале ЭСФ

Первое, что вам нужно сделать — нажать на кнопку сверху слева «Создание Счета-фактуры».

После нажатия, перед вами откроется непосредственно форма для составления счета. Разберем пошагово заполнение всех полей.

Раздел А — общий раздел

Здесь нужно заполнить только номер и дату документа т.е. самого счета-фактура.

Дата заполнена уже автоматически. Дата выписки и дата совершения оборота, как правило, одинаковые, но если это не так, можете ввести разные.

Номер учетной системы — это номер документа по счету, как идет у вас в бухгалтерском учете.

Раздел B — реквизиты поставщика

В данном разделе часть данных заполняется автоматически, подгружаясь по данным из Вашего ЭЦП и ИИН.

Остальные поля самостоятельно заполнять не надо, кроме реквизитов в самом низу раздела, в подразделе B1.

КБе вы обычно ставите на оффлайн документах, включая счет на оплату — можете посмотреть там, что у вас указано.

На практике обычно для ИП КБе — 19, а для ТОО — 17

Остальные данные — ИИК, БИК и наименования банка найдете в собственных реквизитах.

Раздел C — реквизиты получателя

В данном разделе, если вы уже работаете с конкретной организацией на сайте госзакупок, то достаточно ввести в первое поле БИН организации и все необходимые данные заполнятся автоматически.

Если же этого не происходит по какой-либо причине, заполните вручную.

Раздел C1 обычно пустой и его пропускаем.

Раздел D — реквизиты грузоотправителя и грузополучателя

В данном разделе все также просто. Достаточно ввести ИИН или БИН в соответствующие поля и все данные автоматически заполнятся.

Грузоотправителем в данном случае являетесь вы, как поставщик, а грузополучателем, компания клиента или государственный орган.

Раздел Е — договор (контракт)

В данном разделе вам нужно заполнить номер и дату договора и способ расчета с вами, как с поставщиком.

Если договор заключался несколько месяцев назад и уже не помните точно, номер и дату договора, можно зайти на сайт госзакупа и посмотреть все данные там в разделе про сам договор.

Условия оплаты по договору указываете точно такие как в договоре. Обычно, на практике это безналичный расчет.

Раздел F — реквизиты документов, подтверждающих поставку товаров, работ, услуг

Здесь заполняете номер и дату выписанного акта выполненных работ на сайте государственных закупок.

По факту там не указывается никакой номер, но у вас в учетной системе по-любому документ имеет какой-то порядковый номер и дату — вот эти данные и заполняете.

На практике, обычно номер и дата выписываемого счета-фактуры и акта выполненных работ совпадают, но если разные, указываете как есть.

Раздел G — данные по товарам, работам, услугам

Это последний раздел, в котором нужно что-то заполнять вручную, все остальные разделы заполняются автоматически системой.

Здесь нужно заполнить лишь некоторые данные (столбцы 2, 3, 5 и

Во втором столбце нужно указать «признак происхождения товара, работ, услуг«, но совсем непонятно что это такое и какую цифру выбрать. Дадим ниже хорошую подсказку.

Расшифровка признаков происхождения товара, работ или услуг

1 — в случае реализации товара, включенного в Перечень, а также товара, код ТН ВЭД ЕАЭС и наименование которого включен в Перечень, ввезенного на территорию Республики Казахстан с территории государств-членов ЕАЭС;

2 — в случае реализации товара, не включенного в Перечень, а также товара, код ТН ВЭД ЕАЭС и наименование которого не включен в Перечень, ввезенного на территорию Республики Казахстан из государств-членов ЕАЭС;

3 — в случае реализации товара, код ТН ВЭД ЕАЭС и наименование которого включен в Перечень, произведенного на территории Республики Казахстан;

4 — в случае реализации товара, код ТН ВЭД ЕАЭС и наименование которого не включен в Перечень, произведенного на территории Республики Казахстан;

5 — в случае реализации товара, не относящегося к Признакам 1, 2, 3, 4;

6 — в случае выполнения работ, оказания услуг

Если вы оказываете услуги заказчику, то смело выбирайте 6 пункт.

В разделе Наименование товаров, работ, услуг нужно указать собственно наименования предмета договора. Это также можно посмотреть на сайте государственных закупок в разделе «Предметы договора» или вроде того.

В 5м столбце нужно указать единицу измерения. Если вы оказываете услугу, то там из списка надо выбрать пункт под названием «Одна услуга».

Ну и самое главное — в столбце 8 указываем стоимость товара или услуги по выписываемому счету-фактуре.

Если у вас услуга делится по месяцам, например поддержка сайта, то что в акте, что здесь в счете-фактуре нужно указывать сумму равную одному месяцу оказания услуги.

ИС ЭСФ — подписание и отправка счёта-фактуры

Остался один простой шаг — отправить счет-фактуру. Для этого просто нажмите на кнопку «Отправить» в самом низу сайта справа.

Перед отправкой, вам конечно же нужно будет подписать только что созданный документ.

Подписание электронного счета-фактуры происходит также с помощью ЭЦП, только на этот раз нужно именно ключ для подписания — тот, что начинается на RSA_

Выбираете ключ на локальном диске или флешке и вводите пароль.

На этом все. Осталось дождаться пока человек, со стороны заказчика пример документ и произведет вам оплату.

Не работает портал эсф гов кз — что делать?

Да, и такое бывает на практике. Это может быть связано с временными работами по обновлению системы или же просто с большой нагрузкой в самый пик активности пользователей.

Если у вас вылезло подобное уведомление, то ничего с этим не сделаешь самостоятельно — остается просто попробовать зайти на сайт позднее.

Рекомендуем не откладывать сдачу счета-фактуры до последнего срока и делать это немного заранее, как раз из-за таких вот ситуацией.

Плюс, если у вас была допущена ошибка, будет время сделать и отправить исправленный счет-фактуру.

Если у вас возникли вопросы, в процессе заполнения и сдачи электронного счета-фактуры, пишите в комментариях, будем помогать разобраться.